Il termine “cerimoniale” racchiude tutte quelle regole comportamentali da utilizzare durante un qualsiasi evento. L’organizzazione di quest’ultimo, piccolo o grande che sia, richiede indubbiamente grande impegno, vivacità d’iniziativa e un grado non indifferente di poliedricità, il tutto da espletarsi sempre e comunque all’interno di quelle linee guida del cerimoniale che sono dettagliatamente regolamentate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 14 Aprile 2006, pubblicato nella G.U.R.I. del 28 luglio 2006 n°.174, con le successive modifiche del 16 aprile 2008.
Le regole del cerimoniale trovano certamente applicazione in quella che è l’attività di rappresentanza di una Pubblica amministrazione ma, purtroppo, sull’argomento c’è molta disinformazione e, a volte, parziale disinteresse. Alcuni, poi, lo credono qualcosa di obsoleto e da mettere in secondo piano rispetto alle priorità tipiche della gestione della vita amministrativa di un Ente.
Eppure queste sono idee facilmente confutabili perché l’uso del cerimoniale è una strategia di marketing che serve a costruire e a mantenere l’immagine dell’Ente. Applicando correttamente queste regole nell’organizzazione ed espletamento di un evento, un’amministrazione ha la certezza di non creare situazioni equivoche che potrebbero sfociare in malumori da parte di qualche ospite che si è sentito offeso o, addirittura, in ufficiali lettere di protesta, con un danno non indifferente all’immagine dell’Ente. Seguire le regole delle precedenze o dell’assegnazione dei posti garantisce certamente una perfetta logistica dell’evento.
In una società in continua evoluzione come la nostra, in cui la comunicazione ha una parte fondamentale, l’uso del cerimoniale diventa pratica quotidiana. Non si può quindi sottovalutarne la necessaria applicazione in quelle attività amministrative e di rappresentanza che vanno dalle conferenze di servizi, alle conferenze stampa, ad inaugurazioni, visite ufficiali, mostre, convegni, pranzi di lavoro, cene di gala, solo per citarne alcune. È vero che, come criticava il cerimoniere della Regione Veneto, Dr. Marino Barbaro, uomo di ampia e rinomata esperienza, l’informatica sta stravolgendo le regole del cerimoniale e che per velocizzare i tempi e contenere i costi le mail stanno rimpiazzando i cartoncini di invito, ma è altrettanto vero che, organizzando un evento per tempo si può mandare l’invito e magari poi verificare la presenza dell’ospite con una telefonata. Ci pare questo un metodo più elegante e coinvolgente.
Oggi le amministrazioni devono pianificare le loro attività cercando di dare risposte concrete ai cittadini e non trascurare né la forma né la visibilità. Nella programmazione della vita amministrativa dell’Ente una Giunta deve inserire tutti quegli obiettivi che servono al miglioramento della vivibilità del paese cercando di interpretare le esigenze consce e inconsce della popolazione.
Il mezzo attraverso il quale una Amministrazione pubblicizza all’esterno questa pianificazione è il cosiddetto “bilancio sociale”. A quelle che sono le tipiche attività volte a pianificare la vita finanziaria di un Ente: stesura dei bilanci di previsione e consuntivi, loro approvazione, verifiche contabili, variazioni di bilancio, si aggiungono iniziative di solidarietà sociale, piani di recupero, realizzazioni di opere pubbliche ecc. alle quali si affiancano altre iniziative collaterali che servono a dare momenti di svago e spunti di accrescimento culturale per i cittadini. È questa la parte della vita pubblica che permette di ottenere visibilità, pubblicità, interscambio culturale e una ricaduta economica per le attività commerciali gravitanti nella zona. Come non pensare alla risonanza, sia in termini economici che pubblicitari, che può provocare un concerto, una stagione teatrale, una inaugurazione, una sagra, un meeting sportivo? Sono soprattutto questi gli eventi che necessitano di particolare cura in quanto si è particolarmente esposti alle critiche e all’attenzione della stampa.
Ecco quindi che è indispensabile che all’interno di ogni Pubblica amministrazione ci sia una figura in grado di raccordare e organizzare tutti gli eventi più o meno prevedibili che animano la vita di un Ente.
Francesco Raneri
